Продукт представляет собой инструмент для автоматизации процессного управления, при помощи которого сначала происходит моделирование бизнес-процесса от начала до конца, а затем автоматически выполняется последовательность шагов, заданная моделью. После того как процесс запущен, продукт автоматически контролирует эффективность бизнеса, опираясь на значения фактических показателей бизнес-процессов и сравнивая их с эталонными. Совокупность процессных и учетных показателей является инструментом руководителя для анализа фактического состояния предприятия - KPI (key performance indicators). На основе собранной статистики появляется возможность оптимизации бизнес-процессов. Также продукт обладает функциональными возможностями полноценной системы электронного документооборота и архива документов.
Концепция, на которой основан продукт «ПитерСофт: Управление процессами», предполагает не только достижение повышения эффективности текущей системы управления и оптимизации бизнес-процессов, но и усовершенстование самих основ управления. Таким образом, принципы применения продукта «ПитерСофт: Управление процессами» можно представить в виде трехуровневой схемы:
Схема применения программного продукта «ПитерСофт: Управление процессами»
1-й уровень:
Учетная система
Автоматизация учета на основе типового или доработанного решения на платформе 1С:Предприятие 8.1-8.2.
2-й уровень
Управление потоками работ и документооборот
- Правила взаимодействия. Описав правила взаимодействия участников бизнес-процессов, менеджер организует процесс взаимодействия исполнителей и возлагает на систему функции распределения заданий, контроля исполнения и рассылки уведомлений о выполнении.
- Организация работы. Каждый сотрудник предприятия видит перечень задач (по всем бизнес-процессам), которые должен выполнить, и организует свою работу наилучшим образом.
- Передача информации. Вся необходимая информация поступает вместе с заданием. Результаты выполнения задания автоматически передаются следующему участнику процесса.
- Хранение информации. Вся рабочая документация хранится в информационной системе в удобном представлении. На поиск нужной информации затрачивается минимальное время.
Эффект: 
Управление по системе показателей
- Оперативный контроль бизнес-процессов. Руководство предприятия получает объективную и своевременную информацию, что позволяет эффективно управлять процессами и принимать решения в нужный момент.
- Статистика и анализ. Автоматизация процедур предоставляет в распоряжение аналитиков предприятия статистику для анализа различных аспектов деятельности предприятия. Продукт дает возможность анализа любых показателей - как учетных, так и процессных (KPI).
- Оценка эффективности и качества процессов. На основе аналитических и статистических данных формируется система показателей, позволяющая оценивать эффективность и качество процессов предприятия, деятельность его подразделений и сотрудников.
- Оптимизация бизнес-процессов. Накопленные данные используются для анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов. Внедренное процессное управление на предприятии непрерывно совершенствуется.
Эффект: 
Управление мотивацией
- Система материальной стимуляции. Формирование прозрачной системы материальной стимуляции на основе показателей эффективности и качества процессов.
- Заинтересованность в решении стратегических задач. Участие менеджеров среднего звена в стратегическом управлении предприятием через явную связь стратегических показателей с показателями их деятельности или деятельности их группы/подразделения.
Эффект: 
3-й уровень: Совершенствование системы управления
Использование возможностей продукта "ПитерСофт: Управление процессами" для управления и совершенствования различных областей деятельности предприятия и внедрения передовых управленческих технологий - процессного управления. Успешность возможных усовершенствований заложена в концепции BPM, на которой базируется продукт. В результате система позволяет достигать таких эффектов как:
- Сокращение времени и затрат на оптимизацию бизнес-процессов. Уход от стандартной «оптимизации бизнес-процессов» с многотомными регламентами и описаниями к структурированию и запуску. С применением продукта "ПитерСофт: Управление процессами" вложения в ИТ и консалтинг становятся результативными, привлекательными и высокоэффективными.
- Управляемость и эффективность. Смоделированный умозрительно руководителем процесс становится 100%-исполняемым, поскольку задачи автоматически ставятся исполнителям, действия являются заданными и информация - строго дозированной. Сроки выполнения задач автоматически контролируются и система оповещает об отклонениях. Процесс, на который раньше тратилось огромное количество усилий, становится легко контролируемым и выполняется гораздо быстрее и эффективнее - все исполнители точно в срок знают свои обязанности в текущий момент времени и обладают достаточной информацией для их выполнения. Система оптимизированных и запущенных в исполнение бизнес-процессов позволит держать оптимальный состав исполнителей и выполнять значительно больший объем работ.
- Тиражирование «стандартов». Программа позволит обеспечить использование отлаженных схем (моделей) бизнес-процессов всеми структурными подразделениями холдинга, тем самым, обеспечивая стандарт бизнес-процессов, действующих во всей компании, проверенных на логичность и качество. Интересно для групп компаний и холдингов.
- Быстрота изменений. Интеграция с учетной системой, процессная безопасность, универсальные интерфейсы взаимодействия существенно снижают стоимость владения информационной системы предприятия. Продукт "ПитерСофт: Управление процессами" построен на платформе "1С: Предприятие 8" и заранее предназначен для простой интеграции учетной системы с управлением бизнес-процессами, при этом позволяет вносить изменения в систему быстро и эффективно.
- Непрерывный мониторинг и усовершенствование. Заложенные в модель бизнес-процесса ключевые показатели эффективности могут быть получены из запущенного процесса. Программа позволить выстроить систему показателей и отобразить их и в реальном времени, и за период. Значения показателей являются той статистической информацией, которая позволит принять решение об оптимизации бизнес-процессов, а значит, получить более совершенную систему управления предприятием.
Возможность успешного функционирования продукта на всех уровнях схемы обусловлена учетом при его разработке передовых управленческих технологий:
Функционал программы:
Функционал подсистемы «Бизнес-процессы» позволяет:
- Составить формализованное описание процессов. Каждый процесс описывается в виде последовательности задач, или работ, которые необходимо выполнить сотрудникам (исполнителям). Настройка выполняется визуально, в виде схемы или модели процесса. Схема включает в себя циклы, условия, по которым система будет определять направление движения процесса (маршрут), участки параллельного или последовательного выполнения задач, связи между процессами. Проектируется внешний вид задач, объем отображаемой информации и правила ее изменения, определяются исполнители и сроки выполнения.
- Запустить процессы на выполнение. Запуск процесса может быть инициирован как пользователем, так и произвольным событием (например, проведением документа определенного вида), либо наступлением определенного момента времени. На основании настроенных шаблонов процессов создаются экземпляры процессов, в рамках которых исполнителям ставятся задачи. Помимо обычных задач в ходе процесса могут выполняться обработки - автоматические действия над объектами системы, например, создающие новые документы и заполняющие их на основании данных из процесса.
- Оповещать сотрудников о появлении новых задач. Система предупреждает исполнителей и ответственных лиц о появлении новых задач, о приближении срока выполнения задачи. Оповещение может осуществляться внутри системы, либо по электронной почте. Сотрудники, выполнив поручение, вносят в задачу необходимую сопутствующую информацию, которая после выполнения задачи сразу становится доступна другим участникам процесса.
- Контролировать ход выполнения процессов. С помощью отчетов руководитель в любой момент времени может выяснить, на каком этапе находится выполнение той или иной задачи, в каком статусе находится интересующий его документ, собрать статистику выполнения задач за разные периоды времени, определить, какие задачи и какими сотрудниками не были выполнены вовремя.
- Осуществлять обмен информацией с документами системы. Помимо передачи параметров между задачами и подпроцессами внутри бизнес-процесса, существует возможность передачи заданных параметров из бизнес-процесса в документы, и наоборот.
- Определить для любых документов системы индивидуальные наборы статусов, отражающие их состояние, и управлять статусами при выполнении действий над документами.
- Настраивать гибкие ограничения доступа к данным. Возможности обмена данными между документами системы и процессами позволяют просто и эффективно реализовать коллективную работу пользователей над одним документом, однозначно определяя при этом зоны ответственности каждого исполнителя, с точностью до полей документа.
- Проанализировать информацию о выполнении процессов и на основе результатов анализа оптимизировать процессы организации.
Функционал подсистемы «Показатели» позволяет:
- Задать плановые значения показателей, определяющих эффективность деятельности компании.
- Рассчитать фактические значения показателей эффективности. Исходными данными для расчета является информация, накопленная при прохождении процессов.
- Анализировать показатели деятельности, сравнивать плановые и фактические значения показателя, определять процент выполнения плана и отклонения от плановых значений.
- Получать полную информацию о предприятии на основании показателей эффективности и принимать управленческие решения на основании фактических данных, получаемых в режиме Online.
- Настроить схемы мотивации и использовать показатели эффективности для расчета премиальных, бонусов и т.д.
Функционал подсистемы «Электронный архив» позволяет:
- Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов различных форматов, удобство просмотра и редактирования документов в архиве, и предоставляющий пользователю различные сервисные возможности для работы с архивом.
- Сформировать многоуровневую структуру архива путем создания иерархии видов документов. Архив имеет сложную иерархическую структуру с любым количеством уровней, каждый вид документа может содержать один или несколько вложенных видов. Упорядоченное хранение данных позволяет легко ориентироваться и быстро находить нужные документы.
- Настраивать карточку документа в зависимости от вида документа. Каждый вид документа имеет набор реквизитов, которым будут обладать все документы данного вида. Набор реквизитов определяет вид карточки документа.
- Установить правильную нумерацию документов. Гибкая настройка формата номера позволяет организовать нумерацию с использованием не только порядкового номера и фиксированных значений, но и реквизитов документа, а также даты создания или редактирования документа. Для разных видов документов можно задавать разные форматы номера.
- Вести номенклатуру дел. Систематизировать документооборот и хранение документов в соответствии с принятыми в организации регламентами, установить правильную нумерацию документов и формализовать делопроизводство.
- Хранить в электронном архиве несколько версий одного документа, осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.
- Гибко ограничивать доступ для сотрудников различных полномочий и должностей. Доступ к видам документов может быть настроен отдельно для каждой роли. Права на просмотр и изменение устанавливаются индивидуально для каждого вида документов.
- Создавать документы в электронном архиве по выбранному шаблону. Файл документа может быть загружен с диска, либо создан по шаблону, при этом текстовые поля файла будут содержать значения реквизитов документа. Создание документа по шаблону позволяет установить соответствие между номером документа в архиве и номером документа, содержащимся в файле.
- Искать документы в архиве как по реквизитам документа, так и по содержимому файла, а также документы, удовлетворяющие дополнительно заданным условиям.
- Получать подробный отчет по архиву документов, содержащий список документов, удовлетворяющих заданным пользователем условиям, и значения реквизитов документов. Отчет можно сформировать как по всему архиву, так и по документам определенного вида.
- Работать с архивом документов через бизнес-процесс. Программа «ПитерСофт: Управление Процессами» позволяет бизнес-процессу обращаться к документам в архиве, а также создавать новые документы. Реализована возможность передачи информации из задачи бизнес-процесса в карточку документа и заполнения задачи по данным из карточки документа. Кроме того, возможности программы позволяют создавать внешние документы Word из бизнес-процесса по заданному шаблону и заполнять текстовые поля файла информацией из реквизитов бизнес-процесса.
Сравнение версий продукта
Набор доступных функциональных возможностей зависит от используемой версии продукта:
|
Подсистема
|
Версия продукта
|
|
Электронный архив
|
Бизнес-процессы
|
Документооборот
|
Проф
|
|
Электронный архив
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Бизнес-процессы
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Показатели
|
|
|
|
V
|
Подробное сравнение версий продукта
|
Функциональные возможности
|
Версия продукта
|
|
Электронный архив
|
Бизнес-процессы
|
Документооборот
|
Проф
|
|
Настраиваемая карточка документа
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Нумератор документов
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Создание документов по шаблону
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Хранение версий документа
|
V
|
V
|
V
|
V
|
|
Ведение номенклатуры дел
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Гибкая классификация документов
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Ограничение прав доступа к документам архива
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Поиск документов по наименованию, реквизитам карточки, фрагменту текста документа
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Отчет по документам
|
V
|
|
V
|
V
|
|
Рабочее место пользователя: рабочий стол
|
V
|
V
|
V
|
V
|
|
Создание графической схемы бизнес-процесса
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Коллективная и групповая адресация задач
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Использование настроек и графиков работ пользователей
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Оповещения пользователей
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Приоритетность и сроки выполнения задач
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Работа с выражениями
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Связь бизнес-процесса с документами учетной системы
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Запуск бизнес-процессов на выполнение
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Календарный запуск бизнес-процессов
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Запуск процессов по событиям
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Создание документа электронного архива из бизнес-процесса
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Заполнение карточки документа электронного архива из бизнес-процесса
|
|
|
V
|
V
|
|
Заполнение текста документа электронного архива из бизнес-процесса
|
|
|
V
|
V
|
|
Панель "Избранное"
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Журнал бизнес-процессов
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Журнал задач
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Универсальный журнал документов
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Отчет по выполнению бизнес-процессов
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Графический отчет по бизнес-процессам
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Отчет "Должностные инструкции"
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Описание пользовательских типов данных
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Работа с внешними файлами
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Настройки безопасности
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Обмен данными (Выгрузка и загрузка моделей)
|
|
V
|
V
|
V
|
|
Настройка системы показателей деятельности и их аналитических разрезов
|
|
|
|
V
|
|
Связь показателей с бизнес-процессами
|
|
|
|
V
|
|
Определение плановых значений показателей
|
|
|
|
V
|
|
Сбор фактических значений показателей при выполнении бизнес-процессов
|
|
|
|
V
|
|
План-фактные отчеты по показателям
|
|
|
|
V
|
|
Графическое представление показателей в Панели руководителя
|
|
|
|
V
|
Стоимость программного продукта «ПитерСофт: Управление процессами» и дополнительных лицензий:
|
Наименование
|
Стоимость, руб.
|
|
Электронный архив
|
Бизнес-процессы
|
Документооборот
|
Проф .
|
|
«ПитерСофт: Управление процессами» Основная поставка (включает лицензию на 5 рабочих мест
и подписку на техническое сопровождение на 12 месяцев)
|
30000 
|
45000
|
60000
|
90000
|
|
«ПитерСофт: Управление процессами» Дополнительная лицензия на 5 рабочих мест
|
10400
|
15600
|
20800
|
31200
|
|
«ПитерСофт: Управление процессами» Дополнительная лицензия на 10 рабочих мест
|
20000
|
30000
|
40000
|
60000
|
|
«ПитерСофт: Управление процессами» Дополнительная лицензия на 20 рабочих мест
|
38000
|
57000
|
76000
|
114000
|
|
«ПитерСофт: Управление процессами» Дополнительная лицензия на 50 рабочих мест
|
92000
|
138000
|
184000
|
276000
|
|
«ПитерСофт: Управление процессами» NFR версия
|
3000
|
|
Подписка на техническое сопровождение на 12 месяцев, % от общей стоимости продукта, включая дополнительные лицензии
|
15%
|
Дополнительная полезная информация:
Facebook
Twitter