Управление задачами / Айкумена-Управление

Система «Айкумена-Управление» состоит из следующих модулей: 

• Панель управления 
• Отчетность 
• Трудозатраты
• Корпоративная База Знаний (КБЗ) 
• Совещания 
• Управление проектами  
• Поиск 
• Организационно-штатная структура 
• Управление доступом 
• Показатели 
• Контроль исполнения регламентов (КИР) 
• Интеграция с 1С  

Панель управления.

Основной модуль Системы. Позволяет организовать  и индивидуально настроить каждое рабочее место в соответствии с задачами, пожеланиями и потребностями его обладателя. Например, Вы можете видеть Задания:  актуальные на сегодняшний день, стартующие на текущей неделе, завершающиеся в течение месяца, просроченные Вашими подчиненными и т.п.

Модуль позволяет создавать в Системе поручения в виде Заданий и осуществлять их контроль на всех стадиях выполнения.

Отчетность.

Модуль предназначен для формирования Системы отчетности с заданной периодичностью и позволяет контролировать деятельность сотрудников в рамках выданных им Заданий. В системе выделены три типа отчетов: итоговые, промежуточные и внеочередные.

Вы можете настроить необходимую для Вас периодичность получения отчетов по любому Заданию, и Система будет автоматически запрашивать их у соответствующих Исполнителей и информировать Вас о просрочках.

Трудозатраты.

Модуль позволяет планировать загрузку Ваших сотрудников и анализировать временные затраты на выполнение заданий и проектов. Информация по плановым и фактическим трудозатратам может быть выгружена из Системы в виде аналитических отчетов в различных срезах.

Корпоративная База Знаний (КБЗ) – Инструмент для формализации знаний и опыта, накопленного в компании. Модуль позволяет организовать единое структурированное информационное пространство и определить правила и регламенты размещения материалов, составляющих документооборот и обеспечивающих жизнедеятельность компании. При грамотном использовании КБЗ неожиданный уход сотрудника не станет причиной невыполнения задачи или потери важной для компании информации. Наличие Системы корпоративных знаний особенно важно для компаний, имеющих несколько филиалов, территориально удаленных друг от друга. Возможность удобно и быстро передавать накопленные знания и опыт из одного филиала в другой, значительно увеличивает эффективность работы сотрудников компании в целом.

Совещания.

 Модуль автоматизирует подготовку совещаний и обеспечивает эффективную организацию процессов их проведения. Секретарь или другой исполнитель имеет возможность формировать и публиковать повестки и протоколы совещаний в заданном формате, а так же выдавать задания от имени руководителя по итогам и решениям совещаний. Перед публикацией все протоколы утверждаются участниками совещания или ответственными лицами.

Управление проектами.

  Модуль предназначен для управления проектами. Позволяет создавать  проекты в виде иерархического списка заданий, с указанием времени проведения каждого из этапов задания. Модуль даёт возможность изменения структуры проекта в соответствии с изменениями ситуации. 

Поиск.

Модуль позволяет осуществлять полнотекстовый поиск объектов (поручений, документов, сообщений и т.д.), размещенных в Системе с учетом ограничений доступа.

Организационно-штатная структура.

 Модуль предназначен для построения структуры компании, отображения вертикальных и горизонтальных взаимосвязей между структурными подразделениями. Организационно-штатную структуру можно отобразить в виде наглядной схемы.

Управление доступом.

 Модуль предназначен для управления учетными записями пользователей Системы, настройки доступа пользователей к информации. 

Показатели.

 Модуль сбора и визуализации числовых данных в различных графических представлениях на Панелях управления пользователей. Позволяет организовать ручную либо автоматическую загрузку выбранных показателей из Системы «Айкумена-Управление» и других учетных систем.

Контроль исполнения регламентов (КИР).

Основная функция модуля – обеспечить полный контроль исполнительской дисциплины в компании. Он позволяет настроить выдачу исполнителям замечаний и благодарностей по утвержденной шкале баллов. Накопленная в Системе информация по нарушениям может быть выгружена в виде аналитического отчета. Модуль можно использовать для мотивации сотрудников.

Интеграция Системы «Айкумена-Управление»  с типовыми конфигурациями семейства «1С:Предприятие».  

Данный модуль позволяет делать выгрузки показателей из «1С:Предприятие»: основные средства, материальные запасы, денежные средства, поставщики, покупатели, налоги, затраты на персонал, продажи, расходы и другие.

Функциональные возможности Системы «Айкумена-Управление»

Примеры использования Системы «Айкумена-Управление»:

• Пульт управления компанией
• Взаимодействие между подразделениями
• Персональная ответственность сотрудников
• Сводная аналитика по задачам
• Процесс управления совещаниями

Пульт управления компанией 

Руководитель всегда в курсе событий. Где бы он ни находился. 

  
Результаты: 

• Внимание Руководителя сосредоточенно на главном (отклонение от планов).
• Руководитель может оперативно вмешиваться в ситуацию (даже в случае его  отсутствия на  рабочем месте).
• Контроль исполнения решений Руководителя.
• Прозрачность процесса исполнения решений – на всех уровнях.

Взаимодействие между подразделениями 

Система «Айкумена: Управление» помогает координировать выполнение задач на стыках подразделений. 

 
Результаты: 

• Исполнение задач ведется в едином информационном пространстве компании.
• Процесс взаимодействия прозрачен для исполнителей и доступен для контроля.
• Сокращены затраты рабочего времени на согласование позиций  и документов.

Персональная ответственность сотрудников 

Все задания фиксируются в системе и автоматически ставятся на контроль.

 
  Результаты: 

• Поставленные задачи одинаково понимаются заказчиком и исполнителем.
• Не принятые и просроченные задания находятся на особом контроле.
• Зафиксирована персональная ответственность исполнителей  и сроки выполнения задач.

Сводная аналитика по задачам 

Система позволяет получать сводную и управленческую информацию по состоянию исполнительской дисциплины в компании. 

Результаты: 

• Повышается исполнительская дисциплина.
• Автоматическое получение аналитической отчетности для эффективного принятия решений.
• Объективная оценка загрузки сотрудников и подразделений.

Процесс управления совещаниями 

В системе «Айкумена-Управление»  реализован функционал электронного протокола. 


Утвержденный протокол рассылается всем участникам совещания. Решения, принятые на совещании, автоматически фиксируются в Системе «Айкумена: Управление» в виде Заданий. 

Результаты от внедрения Системы «Айкумена: Управление»: 

• Повышение исполнительской дисциплины 
• Сокращение управленческих расходов
• Эффективность принятия решений
• Эффективность контроля
• Минимизация зависимости бизнеса от конкретных сотрудников
• Повышение уровня непрерывности бизнеса

Повышение исполнительской дисциплины:

 Однозначное понимание сотрудниками поставленных задач.Персональная ответственность сотрудников. Понимание всеми сотрудниками прозрачности их деятельности для руководства.

Сокращение управленческих расходов: 

Наличие заказчика у каждой выполняемой работы, задачи.Вовлечение исполнителей в процесс планирования Внедрение механизмов планирования задач и ресурсов.Выявление сотрудников, не справляющихся со своими  обязанностями.

Эффективность принятия решений: Экономия времени при поиске необходимой актуальной информации.Ускорение процедур согласования, принятия и фиксации решений.Доведение принятых решений до всех сотрудников.

Эффективность контроля: Автоматизация сбора отчетности и контроля выполнения задач. Заблаговременное предупреждение об окончании сроков выполнения работ. Фокусировка внимания на проблемных задачах  

Минимизация зависимости бизнеса от конкретных сотрудников: Хранение информации о деятельности каждого сотрудника. Сокращение затрат на включение в работу новых сотрудников. Прозрачность принимаемых на всех уровнях решений.

Повышение уровня непрерывности бизнеса:
Построение организационной структуры. Автоматизация основных бизнес-процессов. Регламентирование процедур. Оптимальное распределение ресурсов компании.

Система «Айкумена-Управление» - это: 

Результативность – нацеленность компании и всех ее сотрудников на достижение результата. 

Эффективность – достижение результата с оптимальными затратами сил, средств и рабочего времени. 

Дополнительные затраты рабочего времени сотрудников для работы с Системой (по опыту работы наших клиентов) составляют не более тридцати минут в день. Этого времени хватает на то, чтобы: 

• выдавать задания и принимать их на исполнение;
• контролировать ход выполнения текущих задач;отчитываться по выполненным задачам;
• фиксировать реальные затраты рабочего времени.

Практика внедрения Системы «Айкумена: Управление» показывает, что  в среднем период окупаемости проекта по внедрению продукта  составляет от 12 до 24 месяцев. 

По данным Project Management Institute (Ohio, USA) рост прибыли компаний происходит за счет следующих факторов: 

При эффективном использовании Системы «Айкумена: Управление» можно ожидать сокращение офисного персонала примерно на 10-15 % и рост прибыли на 30 – 40 %. 

Видеоролики к Системе «Айкумена-Управление»

Общие сведения о Системе «Айкумена-Управление»

Управление проектами, задачами и персоналом. Общие принципы. Основные модули. Взаимодействие пользователей и Системы. Получайте удовольствие от процесса управления!  Загрузить (46МБ) 

Работа с Заданиями

Задания – как ключевые объекты Системы. Механизм выдачи заданий, подключение исполнителей, контроль выполнения поручений. Планируйте свою деятельность! Загрузить (60МБ) 

Работа с Панелью Управления Генерального Директора

 «Панель Управления» Генерального Директора. Функции, структура, настройки, поиск информации. Наведите порядок в своем бизнесе! Загрузить (19МБ) 

Работа с Отчетами

Дополнительный контроль выполнения поручений. Отчеты: итоговые, периодические, внеочередные. Система запрашивает отчеты автоматически. Не перегружайте свою память! Загрузить(116 МБ) 

Работа с Панелью Управления Сотрудника

Основные принципы и возможности. Будьте всегда в курсе поставленных задач, контролируйте собственную работу. Не дайте обвинить Вас в «ничего не деланье»!  Загрузить(22,7МБ) 

Работа с Панелью Управления Руководителя отдела

Организация рабочего места «Руководителя подразделения». Контролируйте уровень загрузки своих подчиненных. Всегда будьте в курсе событий! Загрузить (26,5МБ) 

Учет и анализ трудозатрат

Модуль «Трудозатраты». Актуальная информация по трудозатратам сотрудников в различных аналитических представлениях (по подразделениям, проектам, направлениям деятельности). Просто и наглядно! Загрузить (27,5МБ) 

Работа с Корпоративной Базой Знаний

Как организовать и грамотно структурировать корпоративное хранилище информации. Размещение внутренних новостей, форумов, блогов.  Работайте с комфортом! Загрузить (17,5МБ) 

Поиск в Системе

Принципы организации поиска. Разграниченный доступ к данным. Поиск объектов (поручений, документов, сообщений и др.) Не тратьте много времени на поиск информации! Загрузить (18,6 МБ)

Ключевые архитектурные особенности Системы
В основу Системы положена трехзвенная архитектура web-приложений: представление информации для пользователей (web-часть), бизнес-логика приложения (J2EE сервер приложений) и доступ к данным (СУБД). Такой подход позволяет оптимизировать скорость обработки пользовательских запросов и представления запрошенной информации, а так же упрощает интеграцию со сторонними информационными системами.  


 
Рабочее место конечных пользователей представляет собой web-приложение, работающее внутри Интернет браузера MS Internet Explorer или Mozilla Firefox, что позволяет работать в Системе с любого компьютера при наличии связи с Интернет.
Ролевая модель доступа к данным, реализованная в Системе, позволяет гибко настраивать политику безопасности согласно особенностям и требованиям заказчика.
Развитой модуль конфигурирования Системы позволяет настраивать различные бизнес-процессы компании без какой-либо дополнительной разработки.
В Системе предусмотрены внешний (на базе языка XML) и внутренний интерфейсы прикладного программирования (API), предоставляющие возможности по двухсторонней интеграции с другими учетными и корпоративными информационными системами. Такими как 1С-Предприятие, SAP/R3 и т.д. Внутренний интерфейс прикладного программирования так же позволяет дорабатывать и расширять функциональность Системы согласно требованиям заказчика, реализовывать новые сценарии работы с объектами и расширять структуру существующих объектов.
Система поддерживает автоматическую индексацию и полнотекстовый поиск не только по текстовым полям объектов Системы, но и в рамках размещенных в Системе файлов. Поддерживается полнотекстовый поиск файлов следующих форматов: *.txt, *.rtf,*.rtx , *.doc, *.ppt, *.xls, *.html, *.xml, а так же *.pdf и файлы графики (BMP, GIF, JPEG, …) при условии установки стороннего компонента ABBYY FineReader SDK 8.0.

Технические требования

Система «Айкумена-Управление» не предъявляет специальных требований к компьютерной технике и программному обеспечению. Как показывает практика, в более 90% случаев компании обходятся имеющимся оборудованием. 
В качестве серверных ОС могут выступать Windows и Linux, а в качестве клиентских — Windows, Linux  (точные версии поддерживаемых ОС Вы можете запросить у сотрудников отдела технической поддержки). 

Требования к серверу:
Требования к серверу зависят от количества пользователей и объема хранимых данных. Ниже приведены требования, обеспечивающие комфортную работу 50 пользователей: 

• Процессор: Intel-совместимый процессор типа Intel® Xeon® processor 54** sequence (Quad-core) с тактовой частотой 2,5GHz
• Оперативная память: 2GB
• Жесткий диск: накопитель SATA. Для установки Системы требуется 1GB свободного дискового пространства. Размер необходимого дискового пространства для работы Системы зависит от количества сохраняемых Вами данных в Системе. На начальном этапе работы с Системой необходимо 5 GB свободного дискового пространства.
• Сетевой интерфейс: LAN Gigabit
• Пропускная способность канала при удаленном доступе: 512 Кбит/с
• Операционная система: 32-битная либо 64-битная операционная система из числа поддерживаемых ОС:Microsoft Windows XP SP3;  Microsoft Windows Server 2003 32-bit Enterprise Edition; Microsoft Windows Server 2003 64-bit Enterprise Edition; Red Hat Enterprise Linux 5 Advanced Server x86_64.Тип файловой системы NTFS (для ОС семейства MS Windows) ext3fs (для ОС семейства Linux)
• Система реализована на базе платформы J2EE (http://java.sun.com/j2se/1.5.0/) и использует в своей работе СУБД PostgreSQL 8.4, (http://www.postgresql.org/) и web- сервер Apache Tomcat 6.0 (http://tomcat.apache.org/).

В целях обеспечения быстродействия и отказоустойчивости Системы не рекомендуется установка и запуск на сервере стороннего программного обеспечения, непосредственно не связанного с эксплуатацией Системы, а также использование сервера под другие задачи. 

Требования к оборудованию клиентских станций:

• Процессор: Intel-совместимый процессор типа Pentium® 4 2,8 GHz
• Оперативная память: 1024 MBЖесткий диск: от 40 GB
• Сетевой интерфейс: LAN 10 Mbps
• Монитор минимальное разрешение: 1024х768
• Дополнительное оборудование: Клавиатура, мышь
• Пропускная способность канала при удаленном доступе: 256 Кбит/с
• Операционная система: Windows XP SP2 RUS Professional
• Интернет обозреватель: Mozilla Firefox 3.x, Internet Explorer 8.0
• Дополнительное ПО: Adobe Flash Player версии не ниже 10.0.32.18 ax

Минимальная конфигурация клиентских рабочих станций для технических специалистов и настройщиков Системы соответствует рекомендуемым требованиям.